后勤管理體系是防范腐敗風(fēng)險的重要抓手。后勤管理涉及范圍廣、業(yè)務(wù)條線多、日常采購金額大，如果職責(zé)劃分不明確、制度不嚴(yán)格、流程不合理、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，容易滋生腐敗問題。近些年一些企業(yè)后勤腐敗案件時有發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了政府、企事業(yè)單位的利益，后勤領(lǐng)域必然是反腐重點。后勤高質(zhì)量發(fā)展是提高員工滿意度的有效舉措。后勤服務(wù)關(guān)系組織中每位員工的切身利益，后勤高質(zhì)量發(fā)展能提高后勤服務(wù)品質(zhì)，改善職工的生產(chǎn)生活條件，提高員工幸福感和歸屬感，是機關(guān)和企業(yè)關(guān)愛員工的具體體現(xiàn)。

哪些企業(yè)需要建立后勤管理體系

投資北京國際有限公司通過服務(wù)中石油集團(tuán)、市發(fā)展改革委等多家政府、央企、國企客戶，總結(jié)出了一套規(guī)范、高效、實用的后勤管理體系，適用于大中型規(guī)模、后勤分支機構(gòu)多、經(jīng)歷過整合重組的政府機關(guān)、企事業(yè)單位，尤其是后勤服務(wù)領(lǐng)域繁雜、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、想提升員工后勤服務(wù)滿意度的單位具有顯著的成效。

圖3  后勤集中管理體系框架圖

經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，企業(yè)通過構(gòu)建后勤集中管理體系，逐步推動后勤管理由分散管理向集中管理方向發(fā)展，是企業(yè)后勤改革的總體趨勢。一是后勤服務(wù)和物資采購集約化，提升采購議價能力，降低采購成本；二是后勤制度和流程管理規(guī)范化。消除管理模糊地帶，提高管理效率；三是后勤服務(wù)窗口和團(tuán)隊專業(yè)化。建立統(tǒng)一服務(wù)窗口，提升專業(yè)程度；四是后勤信息和業(yè)務(wù)管理精細(xì)化。體系融合數(shù)字后勤，提高服務(wù)品質(zhì)。

圖4  后勤集中管理體系發(fā)展方向

如何搭建后勤集中管理體系

后勤服務(wù)保障涉及領(lǐng)域廣泛、業(yè)務(wù)繁瑣復(fù)雜、管理提升困難，企業(yè)往往需要耗費大量的人力、物力、財力來管理和運營生產(chǎn)后勤服務(wù)保障業(yè)務(wù)，需要通過以下步驟搭建后勤集中管理體系。

1.理清后勤各方業(yè)務(wù)關(guān)系在機關(guān)或企業(yè)總部的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，后勤管理部門是后勤管理者，一般負(fù)責(zé)招標(biāo)優(yōu)選服務(wù)商，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程，監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量，考核和培育服務(wù)商；各所屬單位是用戶在接受后勤服務(wù)時評價服務(wù)質(zhì)量，提出合理建議；服務(wù)商是執(zhí)行者，主要提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，反饋整改提升。2.明確后勤各方權(quán)責(zé)劃分明確各方在人、財、物等關(guān)鍵資源調(diào)配、服務(wù)過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重大事項處理上的權(quán)責(zé)劃分。例如，新疆油田后勤業(yè)務(wù)包括員工餐飲、住宿、物業(yè)、安保、綠化、公車管理等多項業(yè)務(wù)，通過使用權(quán)責(zé)劃分矩陣表，明確各業(yè)務(wù)在招投標(biāo)、后勤服務(wù)執(zhí)行、服務(wù)質(zhì)量考核、投訴處理等各環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)，才能有效分工合作。3.完善后勤管理制度規(guī)范為了規(guī)范后勤管理秩序，需全面梳理了原有后勤管理制度，重新編制或優(yōu)化各專項管理制度。站在全局角度規(guī)范后勤管理行為，新增缺失制度彌補后勤管理漏洞，合并統(tǒng)一同類或重復(fù)的管理制度，最大限度提高管理制度的通用性。4.優(yōu)化后勤服務(wù)管控流程與內(nèi)控體系相銜接，全面梳理后勤管理所涉及的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，合理授權(quán)，優(yōu)化審批冗余環(huán)節(jié)，強化關(guān)鍵風(fēng)險控制節(jié)點，形成一套規(guī)范度高、操作性強、管理效率高、風(fēng)控面全的生產(chǎn)后勤管理流程。

圖5  投資北京標(biāo)桿項目-新疆油田陸梁作業(yè)區(qū)后勤基地

5.建立分級后勤管理標(biāo)準(zhǔn)針對服務(wù)對象功能、硬件設(shè)施不同，將管理標(biāo)準(zhǔn)分為科研、辦公、基地、特殊功能用房等類別，每個類別劃分1-3個標(biāo)準(zhǔn)層級，用戶單位可根據(jù)實際情況與自身需求，采購不同的后勤管理標(biāo)準(zhǔn)。6.健全后勤質(zhì)量考核機制一是定期開展用戶滿意度調(diào)查，有效實施激勵與約束后勤服務(wù)商；二是對服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行現(xiàn)場檢查、季度考核和年度管理體系評價，將考核評價結(jié)果作為費用支付、服務(wù)商準(zhǔn)入的重要依據(jù)，促進(jìn)其優(yōu)勝劣汰；三是保證監(jiān)督考核執(zhí)行到位，監(jiān)督業(yè)務(wù)管理工作是否按照計劃和內(nèi)部控制需要及時有效開展。7.靈活優(yōu)化后勤管理組織大型企業(yè)的后勤業(yè)務(wù)復(fù)雜，例如中石油集團(tuán)的下屬單位，有的單位集中、業(yè)務(wù)規(guī)模較大，有的單位業(yè)務(wù)規(guī)模較小、區(qū)位偏遠(yuǎn)獨立或服務(wù)對象特殊，各單位需堅持條塊結(jié)合，因地制宜確定生產(chǎn)后勤業(yè)務(wù)管理運行模式，靈活采用專業(yè)條線管理架構(gòu)或區(qū)域一體化管理架構(gòu)，提高組織的運行效率。

如何實施推廣后勤集中管理體系

為了保障后勤集中管理體系有序順利實施，企業(yè)需分步實施后勤集中管理，形成動態(tài)閉環(huán)優(yōu)化機制。第一步，分期逐層宣貫培訓(xùn)，奠定體系運行基礎(chǔ)；第二步，重視試點實施探索，對比原有管理模式，磨合優(yōu)化體系；第三步，逐步實施區(qū)域推廣，不斷完善體系內(nèi)容。

圖6  投資北京管理咨詢項目-新疆油田后勤標(biāo)準(zhǔn)化展示

后勤集中管理體系的預(yù)期效果

通過實施后勤集中管理體系，企業(yè)一般可達(dá)到以下成效：一是后勤管理效率逐步提升。后勤自有管理人員數(shù)量大幅降低、采購效率提升；二是后勤服務(wù)品質(zhì)逐步提高，后勤軟硬件資源實現(xiàn)共享；三是后勤成本負(fù)擔(dān)逐步降低，后勤物資和服務(wù)的采購成本預(yù)計節(jié)約20%以上，后勤保障成本結(jié)構(gòu)優(yōu)化，人員管理成本逐年降低。

（作者：投資北京研究院 高級研究員 伍兵）